En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el presente documento contiene la Política de Tratamiento de Datos Personales de Covo S.A.S., identificada con NIT 901.201.836-1 (la “Política de Datos Personales”), la cual se pone a disposición de cualquier persona interesada.
El propósito principal de esta Política es dar a conocer a los Titulares de los Datos Personales sus derechos, los procedimientos y mecanismos dispuestos para ejercerlos, y el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales, de obtenerse la autorización del Titular.
Objetivo: El objetivo de la presente Política de Datos Personales es establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, organización, actualización, rectificación, uso, circulación y supresión de los Datos Personales tratados por Covo S.A.S. (“Covo”), como responsable de los Datos Personales, para el desarrollo de la actividad inmobiliaria y su labor de intermediación.
Definiciones. A los términos usados con mayúscula inicial, se les dará el significado indicado a continuación:
- Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
- Base de Datos: Es el conjunto de datos personales que son objeto de Tratamiento sin importar la modalidad del mismo.
- Dato Financiero: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por las normas correspondientes.
- Dato Personal: Es cualquier información relacionada o relacionable a una persona natural.
- Dato Público: Es aquél que la ley denomina como tal, o el que reposa en registros, certificados, documentos o Bases de Datos con carácter público.
- Dato Sensible: Es el dato personal relacionado con la intimidad del Titular o que puede dar lugar a discriminaciones o tratos diferenciados. También forman parte de esta categoría los datos biométricos.
- Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
- Autorizado: Es la persona y sus dependientes que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
- Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
- Responsable de Tratamiento: Es la persona, autorizada por el Titular, que administra y toma decisiones respecto de la Base de Datos.
- Titular: Es la persona natural a quien se refieren los datos que reposan en la Base de Datos, y el objeto de protección de la Ley y normas concordantes.
- Transferencia: Es la comunicación de los datos personales entre el Encargado y el responsable del tratamiento.
- Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del país, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento de datos personales.
- Tratamiento de Datos Personales: Es toda encaminada al procesamiento de Bases de Datos, así como también su transferencia a terceros.
Alcance: Esta política aplica para toda la información personal registrada en las Bases de Datos de Covo, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 201.836-1, con domicilio principal en la Calle 94 a # 11 a – 53 oficina 401, de la ciudad de Bogotá D.C., República de Colombia. Página www.covo.com.co Teléfono (031) 358 6812, quien actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales. En caso de cualquier solicitud, queja o reclamo podrá dirigirse a la dirección o teléfonos antes indicados o al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..
Tratamiento y Finalidad: El tratamiento que realizará Covo con la información personal será el siguiente: La recolección, almacenamiento, uso y circulación de Datos Personales de sus clientes, propietarios de inmuebles, potenciales compradores o arrendadores de inmuebles; agentes inmobiliarios y, en general, de cualquier persona que lo autorice, para el desarrollo y ejecución de las actividades de intermediación inmobiliaria y actividades conexas de Covo; lo que comprende mas no se limita a: a) la adecuada y correcta prestación de sus servicios, conforme a su objeto social; b) la entrega de información a entidades financieras para gestión de servicios financieros; fidelización de clientes; gestión de servicio al cliente; publicidad; mercadeo; gestión y contacto comercial; contactos para correos informativos; envío de correspondencia física y por correo electrónico; gestión de cartera; oferta de compraventa, renta y permuta de bienes inmuebles; el ofrecimiento; publicación; publicidad y exhibición de bienes inmuebles con miras a la celebración de negocios de compraventa o arrendamiento, entre los propietarios de los mismos y potenciales interesados; recibo y envío de ofertas inmobiliarias; traslado de información con fines contractuales; actualizar o corregir datos de inmuebles; información de nuestros aliados comerciales; realización de llamadas (call center) con fines administrativos, comerciales y publicitarios; y en general, información relacionada con la actividad que impliquen los contratos suscritos entre las partes; desarrollar tecnologías, servicios o planes que representen un mejor servicio para los clientes la realización de actividades de promoción y comercialización de bienes, en particular para; c) mantener comunicaciones con los titulares de los datos personales por cualquiera de los medios autorizados por estos; d) informar por cualquier medio oportunidades de negocio a posibles interesados; e) adelantar procesos para el descubrimiento y afianzamiento de clientes, actuales o potenciales, f) consultar y reportar en centrales de riesgos el historial y comportamiento crediticio de los titulares de los datos personales; g) adelantar procesos de selección de trabajadores, corredores, contratistas y proveedores; y, en general, h) para el desarrollo y ejecución de las actividades propias de la intermediación inmobiliaria y del cumplimiento de las obligaciones propias de Covo, i) procesos de cobro y facturación.; j) generar y administrar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, comerciales, civiles, laborales, legales y en general toda obligación de Covo; k) administrar la empresa, respecto de sus clientes, proveedores, accionistas y otros grupos de interés; l) dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales de La empresa; m) actuar dentro del marco de los requerimientos legales a efectos de verificar la naturaleza jurídica y situación de algunos clientes, contratistas o proveedores; n) conservar el archivo físico o digital por el tiempo legalmente requerido de tal forma que puedan ser consultados posteriormente por el Titular o una autoridad; ñ) la transferencia y transmisión de las Bases de Datos cuando sea necesario para cumplir acciones de cobranza, trámite de créditos, acciones judiciales y en general los demás fines previstos en el presente numeral; o) gestión de información de empleados relacionados con nómina, gestión social, seguridad social, procesos de selección, vinculación contractual y bienestar del empleado p) Las demás actividades necesarias para la prestación efectiva de cualquiera de los servicios habituales o accidentales que preste Covo (En el evento en que se requiera tratar los datos personales para una finalidad distinta, se le solicitará una nueva autorización, salvo que el uso sea razonablemente previsible en el marco de la relación contractual o negocial).
Derechos de los Titulares: Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a: (i) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. (ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. (iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada. (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos. (vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos: El Área Administrativa de Covo tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. El correo electrónico dispuesto para recibir y atender las peticiones, consultas y reclamos es: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..
Procedimiento para el ejercicio del derecho de Habeas Data: En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, Covo presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos: Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información: Nombre completo y apellidos Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto), Medios para recibir respuesta a su solicitud, Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información) Firma (si aplica) y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Covo informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.
Vigencia: La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 18 de febrero de 2021. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.